- Ξύπνα νωρίς
Η μέρα αποτελείται από 24 ώρες. Αν και δεν είναι δυνατό να αλλάξεις τον αριθμό των ωρών της ημέρας, μπορείς σίγουρα να δοκιμάσεις να ξυπνήσεις λίγο νωρίτερα και να κάνεις τη μέρα σου μεγαλύτερη από άλλες. Ξεκίνησε με τη ρύθμιση του ξυπνητηριού σου 15 λεπτά νωρίτερα από πριν και αύξησε το χρονικό πλαίσιο με την πάροδο του χρόνου. Έτσι σταδιακά, θα αυξήσεις την καθημερινή σου παραγωγικότητα και η διαχείριση του χρόνου δεν θα είναι ποτέ πρόβλημα.
- Εξαφάνισε τους περισπασμούς
Τα email, οι τηλεφωνικές κλήσεις και τα μηνύματα των μέσων κοινωνικής δικτύωσης είναι μερικοί από τους συνηθισμένους αλλά και μεγαλύτερους περισπασμούς στο χώρο εργασίας. Τόσο πολύ, που καταλήγεις να σπαταλάς 759 ώρες κάθε χρόνο λόγω περισπασμών στο χώρο εργασίας. Χάρη σε αυτούς τους περισπασμούς, μια εργασία που απαιτεί 60 λεπτά χρειάζεται περισσότερες από 3 ώρες για να ολοκληρωθεί. Κάθε φορά που εργάζεσαι σε εργασίες υψηλής προτεραιότητας, βάλε το τηλέφωνο σου σε αθόρυβη λειτουργία και απενεργοποίησε τα δίκτυα που είσαι συνδεδεμένος/η. Θα καταλήξεις να εξοικονομήσεις πολύ χρόνο και να ανεβάσεις τα επίπεδα αποδοτικότητας σου.
- Προσπάθησε να βασίζεσαι σε ένα καθημερινό πρόγραμμα
Δημιούργησε ένα ημερήσιο πρόγραμμα με καθορισμένα χρονικά διαστήματα για διαφορετικές εργασίες και ρεαλιστικά χρονοδιαγράμματα. Πρόσθεσε χρονικά buffer μεταξύ των εργασιών, έτσι ώστε ακόμη και αν υπερβείς το χρονικό όριο, το συνολικό χρονοδιάγραμμα να παραμείνει ανεπηρέαστο. Δώσε την απαραίτητη προσοχή που χρειάζεται. Απόφυγε να μπαίνεις κρυφά σε sites που δεν σχετίζονται με την δουλειά σου κατά τις ώρες εργασίας. Και πάλι, η αυτοπειθαρχία είναι ο καλύτερος σου φίλος εδώ.
- Κάνε πρώτα το πιο δύσκολο σου task
Ήρθε η ώρα να «φας αυτόν τον βάτραχο». Η μέθοδος παραγωγικότητας Eat That Frog που επινοήθηκε από τον εμπειρογνώμονα ηγεσίας Brian Tracy λειτουργεί καλά για άτομα που τείνουν να χρονοτριβούν ή έχουν πρόβλημα να αποφύγουν περισπασμούς. Συνιστά να κάνεις πρώτα τη μεγαλύτερη, πιο δύσκολη και πιο σημαντική εργασία , δηλαδή αυτή που είναι πιο πιθανό να αναβάλεις για αργότερα. Προχώρησε σε άλλα πράγματα μόνο αφού «φας αυτόν τον βάτραχο», δηλαδή μόνο εάν έχεις ολοκληρώσει το πιο δύσκολο σου task.
- Μην απαντάς αμέσως κάθε φορά που έρχεται ένα email
Αντί να απαντάς σε κάθε email αμέσως, αφιέρωνε μία συγκεκριμένη ώρα κάθε ένα διάστημα της μέρας σου για να απαντήσεις σε όλα, που έχουν μαζευτεί μέχρι στιγμής, ταυτόχρονα. Ο έλεγχος των εισερχομένων σου μόνο κατά διαστήματα, μπορεί να ελευθερώσει πολύ χρόνο στη δουλειά σου. Μην ξεχνάς όμως να αναφέρεις το πρόγραμμα που ελέγχεις το email σου στην ομάδα σου, σε περίπτωση που χρειαστεί να επικοινωνήσει κάποιος μαζί σου επειγόντως.
- Βάλε τις εργασίες σου σε προτεραιότητα
Η σύνταξη μιας λίστας εργασιών είναι ένα πράγμα. Το πιο σημαντικό όμως είναι ότι πρέπει να ξέρεις πώς να ιεραρχείς αυτές τις εργασίες. Δώσε προτεραιότητα στις πιο άμεσες εργασίες πρώτα. Αυτές οι εργασίες μπορεί να είναι εκείνες που πρέπει να παραδοθούν νωρίτερα ή μπορεί να χρειάζονται περισσότερο χρόνο για να ολοκληρωθούν. Εάν μια εργασία φαίνεται πολύ μεγάλη, χώρισε την σε μικρότερες εργασίες για να την κάνεις πιο ελκυστική. Μετά από αυτό, μπορείς να οργανώσεις τις εργασίες σου με βάση τη σημασία ή την ημερομηνία λήξης τους. Υπάρχουν μερικές διαφορετικές μέθοδοι ιεράρχησης που μπορείς να εφαρμόσεις στη λίστα εργασιών σου, η μία είναι η μέθοδος ABCDE αλλά και η μέθοδος 80/20 και τα τέσσερα Ds (delegate, delete, defer ή do).
- Κάνε διαλείμματα
Πρόσθεσε διαλείμματα στο ημερολόγιο σου, ώστε να σου ζητηθεί να κάνεις ένα time out κατά τη διάρκεια της ημέρας. Είναι επίσης σημαντικό να αναγνωρίζεις πότε χρειάζεσαι ένα διάλειμμα, είτε είναι προγραμματισμένο είτε όχι. Ένα σύντομο διάλειμμα σου επιτρέπει να επιστρέψεις στην δουλειά σου νιώθοντας ανανεωμένος/η και πιο συγκεντρωμένος/η.
Μπορεί να είναι δύσκολο για τους εργαζόμενους να αισθάνονται άνετα να κάνουν διαλείμματα, ειδικά σε μια εργασιακή κουλτούρα που εκτιμά την πολυάσχολη ζωή. Ωστόσο, το να είσαι απασχολημένος/η δεν είναι το ίδιο με το να είσαι παραγωγικός/η. Τα συχνά μικρά διαλείμματα μπορούν πραγματικά να ενισχύσουν την παραγωγικότητα και να σου επιτρέψουν να κάνεις περισσότερα μέσα στην ημέρα.
